Laboratorium WLN ‘up-and-running’: een inkijkje

Het laboratorium is een belangrijk onderdeel van WLN. Thuiswerken in verband met de coronamaatregelen is voor onze lab medewerkers niet mogelijk en de waterkwaliteitscontroles moeten zoveel mogelijk doorgaan. Hoe blijft het lab ‘up-and-running’? We vroegen het onze teamleiders en coördinatoren.

Ploegendiensten en werkschema’s
Toen premier Rutte mededeelde dat heel Nederland zoveel mogelijk 1,5 meter afstand moet houden was het Jeroen van Nuil (teamleider Chemie) en Mohamed Ibrahim (teamleider Biologie) direct duidelijk dat dit niet mogelijk was met een volledige bezetting van het lab. “Opsplitsen in een ochtendploeg en een middagploeg was de enige optie.” Om besmetting te voorkomen reinigt en desinfecteert elke ploeg de toetsenborden, scanners en bedieningsknoppen van de apparatuur aan het einde van de dienst.

Bij de afdeling Klantenservice stond Naomi Vink, als nieuwe coördinator, direct voor een uitdaging. “Om voldoende afstand te kunnen houden was het niet meer mogelijk om met 2 of 3 mensen tegelijk aanwezig te zijn, daarom hebben we een schema gemaakt waarbij we elkaar afwisselen.”

Voor Arjan Waijerink (coördinator Facilitaire zaken) stond direct vast dat een aanzienlijk deel van de werkzaamheden van zijn team door moest gaan om het primaire proces te ondersteunen. “We moesten naar een minimale bezetting. Eén collega voor het bezetten van de receptie en een tweede collega op het lab voor de dagelijkse werkzaamheden. Alle werkzaamheden die niet noodzakelijk waren zijn meteen geschrapt.”

De coronamaatregelen hebben zijn team ook een nieuwe taak opgeleverd. Arjan: “Dagelijks komen er meerdere klanten om genomen monsters af te leveren. Voorheen mochten ze hiervoor doorrijden naar onze klantenservice op het lab. Dit is niet meer toegestaan en de monsters moeten in het receptiegebouw in de koelkast worden gezet. Wij zorgen voor het vervoer van deze monsters naar het lab, daarvoor hebben we een transportfiets aangeschaft.” Arjan: “De veranderingen zijn vanaf het eerste moment heel positief en voortvarend opgepakt. Het lastigst blijft het om de niet-noodzakelijke werkzaamheden te laten liggen.”

Aanpassing bemonsteringen
Voor de afdeling Monsterneming lag het allemaal wat ingewikkelder. Albert Suurd (teamleider Monsterneming): “De veldanalisten komen dagelijks in contact met anderen. De bemonsteringen van de periferie (bij de consumenten thuis) moesten vervallen. Deze zijn (gedeeltelijk) vervangen door bemonsteringen bij de veldanalisten thuis. Daarnaast laten we monsters nemen door bevoegd personeel van WLN, Waterbedrijf Groningen en WMD. Bemonsteringen bij andere klanten worden alleen uitgevoerd indien geen personen met coronaklachten aanwezig zijn.”

Op de afdeling Monsterneming was de meeste discussie over welke maatregelen genomen moesten worden. Is het wel verantwoord om naar klanten te gaan? Albert stelt: “Feit is dat WLN contracten heeft afgesloten met klanten en wanneer deze klanten zich aan de aan hun opgelegde regels kunnen en willen houden, is WLN verplicht om de bemonsteringen voor deze klanten in te plannen en uit te voeren.”

Minder contact met collega’s
Omdat er weinig andere opties zijn, en uiteraard ook omdat het ook om hun eigen gezondheid gaat, hebben de medewerkers begrip voor de genomen maatregelen. In het begin moest men wel wennen. “Het werken in ploegen is een heel ander ritme en zeker in het begin kost dat energie”, vertellen Jeroen en Mohamed. En natuurlijk moest de nieuwe situatie ook met het thuisfront worden afgestemd.

Op alle afdelingen speelt ook dat medewerkers elkaar missen. “Het liefste werken zij gewoon op kantoor en met elkaar”, vertelt Naomi. Jeroen: “Sommige collega’s hebben elkaar al weken niet gezien en missen dat wel.” Mohamed vertelt ook dat de medewerkers het sociale contact missen. “Even kletsen of samen koffiedrinken. Voor de overdracht van werk hebben we een digitaal logboek aangemaakt om aan de volgende ploeg de bijzonderheden doorgeven en daarnaast hebben we veel contact via WhatsApp, telefoon en de e-mail.” Ook de veldanalisten hebben veel minder contact met elkaar. Albert: “De veldanalisten komen “normaal” op het lab, maar gaan wel direct na de werkzaamheden naar huis.”

Doordat de medewerkers van facilitaire zaken op verschillende plaatsen in het gebouw werken, zien zij elkaar nog het meest. Arjan: “Zelf heb ik één directe collega vanaf het eerste moment niet meer in levende lijve gezien, maar we bellen meerdere malen per week om elkaar van de ontwikkelingen op de hoogte te houden.”

Begrip van en voor klanten
Volgens Naomi zijn onze klanten begripvol over de werkwijze van WLN. Albert stelt dat dit begrip wederzijds is: “De klanten hebben begrip voor onze situatie en wij hebben begrip voor de situatie van de klanten.” Ook Jeroen heeft ervaren dat klanten begrijpen dat het lab momenteel niet op volle ‘sterkte’ is: “Met name vaste klanten weten dat we altijd alles op alles zetten om het werk gedaan te krijgen. We plannen in goed overleg met de klant de werkzaamheden in en spreken onze intentie uit om het werk in deze omstandigheden gedaan te krijgen, dit waarderen onze klanten erg.”

Voor de afdeling Biologie heeft de coronacrisis extra werk opgeleverd. Mohamed: “Omdat laboratoria in het westen van het land druk hadden met corona analyse en geen capaciteit hadden om legionella RT-PCR analyses uit te voeren, hebben we veel analyses voor opvangtehuizen voor corona patiënten gedaan. En zo hebben we ook een steentje bijgedragen in strijd tegen corona.”

Aanpassingsvermogen
De maatregelen vragen veel van het aanpassingsvermogen van de medewerkers. Naomi: “Het is dus best logisch dat het soms een beetje veel wordt, en dat is helemaal niet erg. Door er met elkaar over te hebben (op afstand) kunnen we elkaar motiveren en weer doorgaan.”

Aanpassingsvermogen was ook noodzakelijk tijdens het jaarlijkse controle bezoek van de Raad voor Accreditatie voor onze NEN-EN-ISO/IEC 17025 accreditatie. Door de coronamaatregelen kon het team van de RvA WLN niet bezoeken. In plaats daarvan vonden de interviews plaats via MS Teams. Gelukkig met een positief resultaat.

Voor Naomi is het een gekke situatie om in deze tijd bij een nieuw bedrijf aan de slag te zijn. “Ik heb nog niet alle kennis en kan me daarom, voor mijn gevoel, niet zo nuttig maken als ik eigenlijk zou willen. Het voelt echter wel direct als een warm nest. De collega’s die op kantoor zijn vinden het erg leuk om even een praatje te maken en zo leer je elkaar goed en misschien wel sneller kennen!